Digitalisierungsberatung
Informieren Sie sich über unser umfassendes Leistungsangebot im Bereich Digitalisierung sowie über unsere aktuellen Dienstanweisungen und Richtlinien.
Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme - gerne über das Formular oder per E-Mail an Professional Services.
Dienstanweisungen - Sicherheit, Klarheit und Verbindlichkeit in Ihrer Kommune
Dienstanweisungen sind für Kommunen ein unverzichtbares Instrument, um Verwaltungsprozesse rechtskonform, einheitlich und effizient zu gestalten. Sie schaffen klare Vorgaben für Mitarbeitende, reduzieren Fehlerquellen und sorgen für transparente Abläufe im täglichen Verwaltungshandeln.
Mit unserer Expertise unterstützen wir Kommunen dabei, Dienstanweisungen effizient und professionell zu erstellen. Dabei verbinden wir rechtliche Anforderungen mit praxiserprobten organisatorischen Lösungen. Das Ergebnis sind klare, verständliche und umsetzbare Vorgaben, die Mitarbeitende entlasten, Prozesse vereinheitlichen und die Rechtssicherheit in der Verwaltung stärken.
Unser Vorgehen
1. Auftaktgespräch und Projektplanung
2. Individuelle Abstimmung der Musterdienstanweisung
3. Ausarbeitung durch unsere Berater
4. Korrekturphase und unterschriftsreife Finalisierung
In einem gemeinsamen kurzen Auftaktgespräch klären wir Ihre Anforderungen, Rahmenbedingungen und Ziele. Gleichzeitig stimmen wir die weiteren Umsetzungsschritte sowie die Terminplanung für das Projekt ab.
Im Rahmen eines ca. zweistündigen Termins passen wir unsere praxiserprobte Musterdienstanweisung gemeinsam mit Ihnen an die spezifischen Anforderungen und organisatorischen Gegebenheiten Ihrer Kommune an.
Auf Basis der erarbeiteten Inhalte erstellen unsere Berater die individuelle Dienstanweisung. Dabei berücksichtigen wir sowohl rechtliche als auch organisatorische Anforderungen und sorgen für eine verständliche, praxisnahe Ausgestaltung.
Nach Ihrer Prüfung werden Änderungs- und Ergänzungswünsche eingearbeitet. Anschließend finalisieren wir die Dienstanweisung in einer unterschriftsreifen Fassung zur Freigabe und Einführung in Ihrer Verwaltung.
Dienstanweisungen - Übersicht
Allgemeine Schriftgutverwaltung
- Grundsätze des Geschäftsgangs und der Aktenführung (Posteingang, Aktenplan,Sachbearbeitung, Ablage & Registratur)
- Grundsätze Akteneinsicht und Aktenausleihe
- Grundsätze zur Aktenaussonderung / Archivübergabe
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- Verpflichtung zur Nutzung des DMS
- Vorrang der elektronischen Aktenführung
- Vermeidung von hybrider Aktenführung
- Basisregelungen zum Scannen (Duplex, Graustufen/Farbe...)
- Elektr. Aktenübermittlung & -einsicht
- Elektr. Aufbewahrung und Aussonderung
(Dienstvereinbarung auch Verfügbar)
Rechtssicheres Scannen
- Organisatorische, personelle & technische Maßnahmen
- Freigabeverfahren von Scan-Arbeitsplätzen
- Transfervermerk
- Unterweisung der Mitarbeitenden in den Scanprozess
Einsatz von KI
- Organisatorische, personelle und technische Anforderungen
- Festlegung zulässiger Anwendungsbereiche und Nutzungsregeln
- Datenschutz- und Informationssicherheitsvorgaben
- Prüf- und Freigabeverfahren
- Verantwortlichkeiten und Dokumentationspflichten
- Unterweisung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Digitalisierungsservices
Digitalisierung kann vieles vereinfachen – doch wo beginnt man?
Sollte zunächst die elektronische Aktenführung eingeführt, die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen vorangetrieben oder der Bürgerservice ausgebaut werden? Angesichts der Vielzahl möglicher Maßnahmen ist es häufig schwierig, die richtigen Prioritäten zu setzen und Ressourcen zielgerichtet einzusetzen.
Genau dabei unterstützen wir Sie. Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie, die zu den Anforderungen, Zielen und Rahmenbedingungen Ihrer Kommune passt. Wir schaffen Transparenz, identifizieren Handlungsfelder und erarbeiten einen praxisnahen Fahrplan für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Digitalisierungsvorhaben.
Dabei müssen nicht immer gleich umfassende Digitalisierungsprojekte im Fokus stehen. Gerne unterstützen wir auch gezielt in einzelnen Themenbereichen – beispielsweise bei der strategischen und organisatorischen Vorbereitung der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), der Prozessanalyse oder der Entwicklung von Digitalisierungskonzepten.
Auf Wunsch übernehmen wir zudem die Rolle Ihres externen Digitalisierungsbeauftragten. Mit kommunaler Praxiserfahrung, fachlicher Expertise und einem unabhängigen Blick begleiten wir Ihre Verwaltung von der strategischen Ausrichtung über die Umsetzung konkreter Maßnahmen bis hin zur nachhaltigen Weiterentwicklung Ihrer Digitalisierung.
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